Tietosuojaseloste

       

TIETOSUOJASELOSTE                                                                                                 Päivitetty 1.6.2018

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Sacrum Oy, Y-tunnus 2914526-2
Osoite: Hietalahdenranta 13, 00180 Helsinki
Puhelin: 0207 54 2350
Sähköposti: tilaus@sacrum.fi

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Kaarina Perkiö
Osoite: Hietalahdenranta 13, 00180 Helsinki
Puhelin: +358 40 748 0404
Sähköposti: kaarina.perkio@sacrum.fi

Kirkkopalvelut-kotimaa -konsernin tietosuojavastaava:
Nimi: Jari Kuitunen
Osoite: Huvilakatu 31, 76130 Pieksämäki
Puhelin: +358 40 8354594 
Sähköposti: jari.kuitunen@kirkkopalvelut.fi

3 Rekisterin nimi

Sacrum Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Rekisterin käyttötarkoituksia ovat asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpitäminen, palvelun toteuttaminen, ylläpito ja kehittäminen ja muu rekisteröintiä edellyttävien palveluiden tuottaminen. Asiakassuhteen muodostumiseksi katsotaan Sacrumin tuotteiden tilaaminen tai ostaminen sekä asiakastilin luominen sacrum.fi-verkkokauppaan.

Rekisteriin kerättäviä tietoja käytetään myös analytiikkaan sekä kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkoympäristössä. Näin toimimalla asiakkaille pyritään tarjoamaan mahdollisimman relevanttia ja kiinnostavaa sisältöä. Tietoja voidaan käyttää myös Sacrumin omiin asiakas- ja markkinointitutkimuksiin.

Henkilötietoja käytetään lisäksi Sacrumin suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin. Suoramarkkinoinnilla tarkoitetaan Sacrumin mainosviestien lähettämistä postitse tai puhelimella soittamalla ja sähköisellä suoramarkkinoinnilla sähköisten uutiskirjeiden lähettämistä sekä tekstiviestimainoksia. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi kokonaan tai kanavakohtaisesti. Rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa myös Kotimaa-konsernin muiden yritysten tuotteiden ja palveluiden suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyperusteena rekisterinpitäjän markkinoinnin osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja asiakassuhteen hoitoon liittyvissä asioissa rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpano. Kotimaa-konsernin sähköisen suoramarkkinoinnin osalta käsittelyperusteena on rekisteröidyn nimenomainen suostumus.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan kerätä ja tallentaa seuraavia tietoja:

  • Yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot: nimi, katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka.
  • Yrityksen tai seurakunnan nimi, työntekijän titteli ja vastuualue.
  • Asiakassegmentti
  • Verkkopalveluissa verkkotunnukset luoneilla asiakkailla käyttäjätunnus ja salasana.
  • Laskutusosoite sekä mahdollinen verkkolaskutusosoite.
  • Maksuhäiriömerkinnät
  • Asiakkaan tilausten käsittelyssä ja toimittamisessa tarvittavat tiedot: asiakkaan ilmoittama puhelinnumero ja sähköpostiosoite yhteydenottoja varten.
  • Tiedot asiakkaan tilauksista, toimituksista ja palautuksista.
  • Ateljé Solemniksen tuotteita tilatessa mahdollisesti tarvittavat yksilölliset mittatiedot
  • Asiakasnumero sekä asiakkaan antamat markkinointiluvat ja -kiellot.
  • Verkkokäyttäytymistä verkkosivustoilla ja  -palveluissa koskevat tiedot (esim. linkkien klikkaukset, selatut internet-sivut, tulo- ja poistumissivustot).

Yhteys- (nimi ja osoite) ja maksutietojen (maksukorttitiedot ja/tai laskutusosoite) antaminen on pakollista ostosten teon yhteydessä. Verkkokaupasta ostettaessa pakollisia tietoja ovat edellisten lisäksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite.  

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista ja oikeudellinen peruste niiden säilyttämiselle on voimassa. Esimerkiksi kirjanpitolaki ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen säätelevät tietojen säilytysaikaa.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tämän rekisterin tietoja saadaan verkkopalvelujen käyttäjien rekisteröitymisen yhteydessä, käyttäjien päivittäessä omia tietojaan sekä käyttäjien käyttäessä palvelua. Lisäksi tietoja saadaan sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista, arpajaislomakkeista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritys- ja seurakunta-asiakkaiden yhteystietoja kerätään myös julkisista lähteistä kuten yritysten ja seurakuntien verkkosivuilta.

31.5.2018 saakka Sacrum on ollut osa Kotimaa Oy:tä, ja Kotimaa Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteriin on kerätty tietoja sekä Sacrumin että Kotimaa-lehtiryhmän asiakkailta. Sacrumin yhtiöittämisen jälkeen vanhat asiakkuudet jatkavat sekä Sacrum Oy:n että Kotimaa Oy:n asiakas- ja markkinointirekistereissä.

7 Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja vastaanottavat ja käsittelevät Sacrum Oy:n henkilökunta. Lisäksi palveluiden ja toimitusten takaamiseksi joitakin välttämättömiä tietoja voivat käsitellä rekisterinpitäjän sopimuskumppanit. Näitä tahoja ovat tapauksesta riippuen:

  • maksunvälittäjä
  • luotonantaja
  • laskuoperaattori
  • perintäyhtiö
  • jakelupalvelut ja kuljetusliikkeet
  • sähköpostimarkkinointikumppani
  • konsernin taloushallinto
  • verkkokaupan palveluntarjoaja

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan asiaankuuluvilla henkilöillä. Tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti. Käyttöoikeuksien rajauskäytäntöjä arvioidaan vuosittain.

Sopimuskumppanien (ks. kohta 7) kanssa on sopimuksissa huomioitu lainsäädännön asettamat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle.

Tietojärjestelmiin liittyvät palvelimet on sijoitettu asianmukaisesti suojattuihin tiloihin. Palvelimilla oleva tietosisältö on varmistettu ja tietosisällön palauttamiselle on olemassa prosessi ja palautumissuunnitelma. Verkkopalveluissa tietoliikenneyhteys on salattu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on merkitty, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista tiedoista. 
  • Vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
  • Pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli voimassa olevassa lainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät.
  • Peruuttaa milloin tahansa suostumus henkilötietojen käsittelylle, mikäli käsittely perustuu erilliseen suostumukseen.
  • Kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterin pitäjälle
  • Tehdä tarvittaessa valitus valvontaviranomaiselle.

Tarkastusoikeutta, tiedon korjaamisoikeutta tai kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee lähettää kirjallisesti ja omakätisesti allekirjoitettuna osoitteeseen Sacrum Oy / tietosuoja, Hietalahdenranta 13, 00180 Helsinki tai esittää henkilökohtaisesti kuvallisen henkilöllisyystodistuksen kanssa rekisterinpitäjän luona.

 

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarpeen mukaan.